gọi lại khi có cuộc gọi nhỡ bằng tiếng nhật

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách mở tài khoản ngân hàng bưu điện Yucho tại Nhật chỉ bằng 4 bước siêu đơn giản để bạn nhanh chóng sở hữu ngay một chiếc thẻ ngâ hàng bưu điện Nhật Bản. Ngân hàng Yucho là một trong những ngân hàng phổ biến nhất tại Nhật với hệ thống chi nhánh đặt tại nhiều nơi Chăm sóc khách hàng nước ngoài với 4 ngôn ngữ tiếng Anh, tiếng Hoa, Tiếng Hàn quốc và tiếng Nhật Bản Thời gian làm việc: 24/24h Cước phí gọi tới số tổng đài dành cho khách hàng quốc tế 9192 là 200 đồng/phút đối với thuê bao Vinaphone trả trước, miễn cước khi thuê bao trả sau gọi tới tổng đài Vinaphone 9192. 3. Nên sau khi xài tiền rồi bạn phải trả lại tiền cho rakuten trong vòng 45 ngày. Ở bước này mình sẽ hướng dẫn thiết lập cách trả tiền cho rakuten bằng sổ. Lưu ý là chỉ khi nào bạn có sử dụng thẻ thì tháng tiếp theo rakuten mới trừ tiền từ sổ thôi nhé. Bạn có thể theo dõi những cuộc gọi mà khách hàng gọi cho bạn trên Google Tìm kiếm và Maps bằng tính năng nhật ký cuộc gọi. Để giúp bạn phản hồi các cuộc gọi nhỡ và duy trì Giống như một cuộc thảo luận nhóm, mọi người đều nghe được lời của bạn. Hãy làm theo các bước sau. Bước 1. Tại menu cuộc gọi, chọn. Thêm cuộc gọi .>. Danh bạ .sẽ hiện lên và chọn người muốn thêm vào cuộc gọi. Có thể chọn. Bàn phím .phía dưới để nhập số điện thoại. Bước 2. Chọn số điện thoại của họ để bắt đầu thêm vào cuộc gọi. Site De Rencontre Complètement Gratuit Pour Les Femmes. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 khi làm việc trong công ty Nhật. Bài viết trong chuyên mục Làm việc trong công ty Nhật. Chia sẻ những trải nghiệm của Ad khi làm việc trong công ty Nhật. Bài viết này Ad sử dụng tài liệu tham khảo là cuốn hướng dẫn 電話応対 của công ty Ad. Bài này xin chia sẻ về việc nghe và trả lời điện thoại trong công ty Nhật 電話応対（でんわおうたい）. Với nhân viên mới, trong thời gian đào tạo 新人研修 và trong thời gian làm việc năm thứ nhất. Một trong những công việc chủ yếu là trả lời điện thoại từ khách hàng. Trả lời ở đây là nghe xem khách hàng muốn gặp ai trong công ty mình, rồi nối máy với người đó. Hoặc là người cùng công ty nhưng khác bộ phận. Trong công ty Nhật phân cấp bậc khá rõ ràng. Những người có địa vị cao hoặc những người lâu năm sẽ ưu tiên không phải nghe điện thoại. Vì mỗi lần nghe điện thoại dễ mất tập trung trong công việc. Việc nghe điện thoại chủ yếu là nhân viên mới và các nhân viên năm 2, năm 3. Bài này Ad sẽ chia sẻ về việc 電話応対 này. Có mẫu hết, cứ thế mà ráp theo thôi. Nói chúng là nói chuyện với khách hàng nên cần phải dùng kính ngữ và khiêm nhường ngữ. Ngoài ra cũng phải chú ý chuẩn bị trước khi nghe điện thoại. Điện thoại reo mấy chuông thì nhấc… 1 電話応対 là gì? Dịch là cách nghe và trả lời điện thoại với khách hàng. Là khi khách hàng gọi tới công ty, chúng ta nghe và đối thoại, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên công việc chủ yếu sẽ là Nghe xem khách hàng là ai và khách hàng muốn gặp ai trong công ty. Rồi nối máy với người trong công ty mà khách hàng muốn gặp. Sẽ có nhiều tình huống phải đối ứng, ví dụ như khách hàng muốn gặp anh A ở công ty mà anh ấy lại đang họp. Không có mặt tại chỗ làm thì phải trả lời thế nào? Nếu anh A nghỉ thì phải trả lời khách hàng như thế nào? Nếu anh A chỉ đơn giản là đi vệ sinh, đi ra ngoài 1 lát thôi thì phải trả lời như thế nào?… Chúng ta phải tìm hiểu các trường hợp đó sau. 電話応対 cũng là 1 phần trong ビジネスマナー. Có khuôn mẫu, khó nhưng chuẩn bị tốt thì cũng quen. Cái khó nhất của việc 電話応対 là 言葉遣い（ことばづかい）- cách sử dụng từ ngữ vì phải nói chuyên với khách hàng. Lưu ý thêm là chúng ta không phải nghe điện thoại gọi tới cho khắp công ty. Mà mỗi công ty sẽ có các bộ phận các phòng ban khác nhau. Hầu như chúng ta chỉ cần nhận những cuộc điện thoại tới từ các phòng ban của mình thôi. Như vậy là thu hẹp được phạm vi rất nhiều. 2 Chuẩn bị cho 電話応対 Chuẩn bị giấy ghi chép Khi nghe điện thoại, chúng ta sẽ phải nghe tên của công ty và tên của khách hàng. Để không bị quên chúng ta phải ghi những thông tin đó vào. Ở trong các công ty Nhật có sẵn các giấy メモ chuyên dùng cho 電話応対 này. Ngoài ra còn phải ghi tên của người của công ty mình nữa. Để nếu họ không có tại chỗ chúng ta để lại tờ giấy này, báo cho họ biết là có khách A hàng từ công ty AAA đã gọi. Vì vậy mà trên bàn làm việc của nhân viên mới thường có bút và giấy メモ này. giấy メモ dùng trong nghe và trả lời điện thoại Với người nước ngoài như Ad thì việc ghi chép càng phải cẩn thận hơn. Vì tên công ty và tên của khách hàng nó cũng giống như là từ mới vậy. Nghe 1 chút là quên ngay. Nói chuyện với khách hàng cũng căng thẳng nên dễ quên nữa. Công ty Ad phát cho mỗi nhân viên mới 1 cái memo. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 Xem qua tên danh sách công ty khách hàng Mỗi công ty đều có một danh sách các khách hàng thường xuyên. Rất nhiều tên các công ty lấy theo tiếng anh và được viết bằng カタカナ. Khó đọc và khó nhớ, kể cả là người Nhật. Nên việc chuẩn bị tiếp theo là nhớ hoặc đọc qua tên các công ty khách hàng. Để khi họ gọi tới chúng ta dễ nghe hiểu hơn. Đây là điều rất quan trọng. Vì nếu nghe 2-3 lần mới viết được tên của họ thì rất là thất lễ. Thêm nữa khi họ nói tên công ty và tên của họ xong. Chúng ta phải 復唱（ふくしょう）đọc lại tên công ty và tên của họ. Nếu mà đọc sai thì lại là thất lễ nữa. Các senpai của công ty Ad có cả 1 bảng exel để tổng hợp tên các công ty và tên các khách hàng. Không quên ghi chú thêm đặc điểm của những khách hàng đó. Khó tính hay dễ tính… để cho nhân viên mới tham khảo chuẩn bị. Dễ tới cả trăm công ty. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 Xác nhận lại tình trạng nhân sự của bộ phận ngày hôm đó Như đã nói ở trên, chúng ta nghe và trả lời điện thoại cho một phòng ban hoặc là một bộ phận thôi. Chứ không ai rảnh nghe hết được cả công ty. Vì khách hàng muốn gặp những người trong bộ phận của mình. Nên chúng ta cần kiểm tra xem ngày hôm đó ai nghỉ ốm, ai đi làm, ai đi công tác… tóm lại là cần phải xác nhận lại tình trạng nhân sự của bộ phận mình phụ trách nghe điện thoại. Để khách hỏi tới ai chúng ta có thể trả lời hoặc biết được luôn người đó đang ở đâu. Thời gian kiểm tra thường là lúc bắt đầu ngày làm việc mới. Công ty thường có các bảng thông báo, ai ra ngoài công tác sẽ ghi ở đó. Ngoài ra còn có các hệ thống thông tin của công ty. Vào đó có thể biết được lịch trình của nhân viên trong 1 ngày. Với Ad thì mỗi ngày tới công ty cũng phải ra bảng check xem có ai đi đâu không. Việc chuẩn bị này làm thì tốt không làm cũng không sao. Khách hàng gọi tới mình xác nhận sau cũng được. 3 Nghe và trả lời điện thoại 電話応対 Nghe và trả lời điện thoại với công ty khách hàng Bước 1 Nhấc máy chào khách hàng Việc nhấc máy chào khách hàng, nói gì thì phụ thuộc vào chúng ta có nhấc máy luôn hay không. Nhấc máy chuẩn là nhấc máy trong vòng 2 tiếng chuông. a Nhấc máy dưới 2 tiếng chuông Khi nghe tiếng chuông reo. Thông thường chúng ta phải nhấc máy càng sớm càng tốt. Nếu chuông reo dưới 2 tiếng mà chúng ta nhấc máy２コール以内）Chúng ta お電話 ありがとうございました。▽▽株式会社です。 ▽▽ là tên công tyCảm ơn quý khách đã gọi ty ▽▽ xin nghe. b Nhấc máy sau 3 tiếng chuông Nếu chuông reo hơn 3 tiếng mà chúng ta mới bắt máy thì chúng ta phải nóiChúng taお待たせいたしました。 ▽▽株式会社です。 Xin lỗi đã để quý khách phải chờ lâu. Công ty ▽▽ xin nghe. Bước 2 Nghe khách hàng nói tên công ty và tên khách hàng Tiếp theo khách hàng sẽ nói tên công ty và tên của mìnhKhách hàng私、◆◆会社の 〇〇と申します。いつも お世話になっております。Tôi là 〇〇 từ công ty ◆◆ .Cảm ơn vì luôn đỗi đãi tốt với chúng tôi! Lưu ý Vừa nghe khách hàng nói chúng ta vừa phải ghi lại tên công ty và tên khách hàng vào メモ nhé! Nếu khách hàng nói xong mà mình không nghe rõ được tên công ty hoặc tên của họ thì mình phải hỏi もう一度 ご会社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか。Xin lỗi quý khách, tôi có thể hỏi lại một lần nữa tên của công ty và tên của quý khách được không ạ? Bước 3 Xác nhận lại tên công ty và tên của khách hàng Khách hàng nói tên công ty và tên khách hàng xong thì chúng ta phải xác nhận lại. Ở Nhật làm gì cũng phải 確認 lại cho ta ◆◆会社の 〇〇 様でいらっしゃいますね。 いつも お世話になっております。Xin chào 〇〇 từ quý công ty ◆◆ ạ. Cảm ơn vì luôn đỗi đãi tốt với chúng tôi! Bước 4 Nghe xem yêu cầu của khách hàng muốn gặp ai Xác nhận xong thông tin của khách hàng thì khách hàng sẽ nói yêu cầu của mình làm muốn gặp aiKhách hàng★★部の＊＊様でいらっしゃいますか。Xin hỏi có ngài ＊＊ của bộ phận ★★ không ạ? Bước 5 Xác nhận lại yêu cầu của khách hàng Nghe xong yêu cầu của khách hàng thì chúng ta phải xác nhận lại＊＊ でございますね。少々お待ちくださいませ。Nhân viên ＊＊phải không ạ! Quý khách vui lòng đợi 1 chút ạ! Lưu ý Khi nói tên người của công ty mình, chúng ta sẽ không nói chức danh, không nói さん mà chỉ nói mỗi tên của nhân viên công ty mình thôi. Ví dụ như さとうでございますね。Đây là khiêm nhường ngữ. Ở đây nếu công ty có nhiều người có cùng tên trong 1 bộ phận, thì chúng ta phải xác nhận lại bằng cách hỏi cả tên của người đó, hỏi dự án người đó đang làm, là nam giới hay nữa giới… Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 Bước 6 Liên hệ với nhân viên của công ty mình Tới đây việc chúng ta sẽ bấm nút 保留（ほりゅう）bảo lưu cuộc gọi của khách hàng. Rồi liên hệ với nhân viên trong bộ phần mà khách hàng muốn gặp. Việc liên hệ có thể tiến hành bằng việc gọi điện nội bộ, hoặc gặp trực tiếp. ＊＊ さん、 ◆◆会社の 〇〇 様 からお電話です。Anh/chị ＊＊ Có cuộc gọi từ khách hàng 〇〇 của công ty ◆◆ . Đến đây thì nhiệm vụ 電話応対 của chúng ta đã xong. Tuy nhiên rắc rối xảy ra đó là khi nhân viên của công ty mình không có mặt thì chúng ta lại phải liên hệ với khách hàng 1 lần nữa. Bước 7 Liên hệ lại với khách hàng nếu người khách hàng cần gặp không có mặt Có rất nhiều lý do cho việc nhân viên mà khách hàng cần gặp không có mặt. Như là người đó đi toilet, đang họp, đang đi ra ngoài, đi gặp khách hàng khác, đang nói chuyện điện thoại khác… Với các lý do khác nhau thì chúng ta phải lưu ý truyền đạt lại với khách hàng những cách khác nhau Khi nối máy trở lại nói với khách hàng chúng ta phải nóiお待たせいたしました。Xin lỗi đã để quý khách đợi lâu. a Người cần gặp tham gia họp tới 14h14hまで会議中） あいにく ＊＊は 席をはずして おります。午後2時に 席に 戻る予定ですが、いかがいたしましょうか。Rất tiếc là anh ** hiện tại đang vắng dự kiến thì anh ** sẽ có trở lại lúc 2h chiều nay, quý khách có nguyện vọng gì ạ?あいにく：đáng tiếc, thật tiếc席をはずす：vắng mặt, nghĩa đen là rời khỏi cái lại cái ghế, có mặt trở lại. いかがいたしましょうか ＝ どうしますか = muốn gì? Khi người của công ty tham gia họp, chúng ta sẽ không nói chi tiết là đang làm gì với khách hàng. Chỉ cần nói là đang không có mặt và sẽ trở lại lúc mấy giờ thôi. b Người cần gặp đang nói chuyện điện thoại 申し訳ございません。ただいま ＊＊は他の電話に出ております。電話が長引きそうですので、終わりましたら、こちらから お電話させていただきましょうか。Xin lỗi quý khách. Hiện tại anh ** đang nói chuyện điện vẻ sẽ tốn thời gian nên khi điện thoại kết thúc, chúng tôi xin phép gọi điện lại cho quý khách có được không ạ? Khi người cần gặp đang nói chuyện điện thoại, tốt nhất là không nên để khách hàng chờ. Nên nói luôn là sẽ mất thời gian đó, khách hàng muốn thế nào? Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 c Người cần gặp nghỉ hôm đó あいにく＊＊は、本日、休みを取っております。明日、出社予定でございますが。いかがいたしましょうか。Rất tiếc là Anh ** hôm nay nghỉ mai sẽ đi làm khách có nguyện vọng gì ạ? Người công ty mình nghỉ thì mình cứ nói nghỉ. Và truyền đạt lại là khi nào anh ấy sẽ đi làm lại, chứ không được nói là nghỉ không. d Người cần gặp đi công tác あいにく ＊＊は、本日は 出張して おります。明日には 戻りますが いかがいたしましょうか。Rất tiếc là anh ** hôm nay đang đi công mai anh ấy sẽ trở lại, quý khách có nguyện vọng gì ạ? Cũng như lúc nhân viên mình nghỉ, chúng ta cần truyền đạt lý do và không quên nói cho khách hàng biết khi nào sẽ có mặt. e Người cần gặp đi muộn Trong trường hơp người của công ty mình đi muộn thì cũng không có được nói là đi muộn. Mà nói giống trường hợp người cần gặp đi họp – tức là không có mặt là được. あいにく ＊＊は 席をはずして おります。午後2時に 席に 戻る予定ですが、いかがいたしましょうか。 Rất tiếc là anh ** hiện tại đang vắng dự kiến thì anh ** sẽ có trở lại lúc 2h chiều nay, quý khách có nguyện vọng gì ạ? Khi một người đi muộn họ sẽ liên lạc với bộ phận và nói là muộn bao nhiêu phút, Chúng ta dựa vào đó để nói với khách hàng. f Người cần gặp đi ra ngoài và về luôn, không quay lại công ty nữa あいにく＊＊は、本日は終日外出で、戻る予定はございません。明日は通常通り出社する予定ですが いかがいたしましょうか。Rất tiếc là anh ** sẽ ra ngoài tới cuối ngày và không có kế hoạch quay lại công mai anh ấy lại đi làm như bình thường, nguyện vọng của quý khách là gì ạ? Bên trên 6 case study cho việc truyền đạt tới khách hàng tình trạng vắng mặt của người trong công ty mình. Thực tế sẽ có nhiều hơn. Sau khi truyền đạt xong chúng ta sẽ xem khách hàng muốn gì. Thực ra ở bước 7 này. Sau mỗi lần giải thích lý do và truyền đạt lịch trình của nhân viên vắng mặt. Chúng ta dùng いかがいたしましょうか . Nghĩa là nguyện vọng của quý khách là gì tiếp theo? Tuy nhiên nhiều trường hợp chúng ta sẽ là người phải chủ động nói戻りましたら、お電話を差し上げるようにいたしましょうか。Khi anh ** trở về, phía chúng tôi sẽ gọi lại có được không ạ? Nghĩa là chúng ta không đợi khách hàng phải nói Ờ, bao giờ anh ấy về thì nhờ bảo cho anh ấy gọi điện cho chúng tôi. Mà chúng ta thể hiện sự tích cực bằng việc chủ động nói luôn. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 Bước 8 Nghe yêu cầu của khách hàng sau khi truyền đạt về sự vắng mặt của người muốn gặp Yêu cầu của khách hàng thì cũng đa dạng. Nếu mà không quá quan trọng thì họ sẽ bảo không sao. Họ sẽ gọi lại sau, thì chúng ta chỉ cần nóiかしこまりました。失礼いたします。Tôi hiểu xin phép. Rồi đợi cho khách hàng cúp máy. Nhớ là không được cúp máy trước khách hàng – đó là điều thất lễ. Và cũng không phải là đặt ống nghe xuống trước, mà là lấy tay ấn vào chỗ đặt ống nghe rồi mới đặt ống nghe xuống. Ngoài ra còn có các tình huống khác a Khách hàng muốn công ty gọi điện lại Đa phần trường hợp vắng mặt thì khách hàng muốn được người vắng mặt gọi điện lại sau khi quay trở lại. Lúc này chúng ta phải xin số điện thoại của khách hàng Chúng taかしこまりました。恐れ入りますが、念のため、お電話番号をお願いいたします。Tôi hiểu lỗi nhưng để chắc chắn, xin quý khách cho tôi biết số điện thoại đây dùng 恐れ入りますが、念のため có nghĩa có thể anh ** vắng mặt kia đã có số điện thoại của khách hàng rồi. Nhiều trường hợp tới đây khách hàng sẽ bảo là Anh ** đã biết số điện thoại của tôi rồi. Chỉ cần bảo anh ấy gọi điện cho tôi thôi. Thì chúng ta chỉ cần ghì vào nội dung giấy めも mà chúng ta đã chuẩn bị ghi tên công ty, tên khách hàng, giờ gọi điện và nguyện vọng của khách hàng là muốn điện thoại lại. Đưa cho nhân viên ** là xong. Còn nếu khách hàng đọc số điện thoại cho chúng ta thì chúng ta phải ghi vào メモ và lại phải 復唱（ふくしょう）xác nhận lạiChúng ta復唱いたします。ｘｘｘ－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ、▽▽会社の〇〇様でいらっしいますね。Tôi xin xác nhận lại Số điện thoại xxx-xxxx-xxxx của quý khách 〇〇 từ công ty ▽▽ đúng không ạ. Tới đây chúng ta phải nói cả tên mình ra nữa. Để làm gì? Để cho khách hàng biết là nói chuyện với ai, trong trường hợp mà mình quên thì khách hàng còn biết đứa mà đổ thừa chứ, ta確かに 申し伝えます。私ｙｙと 申します。Tôi xin được nói tên tôi là yy. Rồi kết thúc bằng 失礼いたします。Xong đợi khách hàng tắt máy rồi chúng ta mới tắt vậy là tới đây là việc nghe và trả lời điện thoại của chúng ta kết thúc. Chúng ta chỉ cần chuyển cái メモ -giấy ghi chú có ghi thông tin về khách hàng và nguyện vọng của khách hàng, mang ra bàn làm việc của nhân viên vắng mặt để ở đó là xong. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 b Khách hàng muốn các yêu cầu khác Các yêu cầu ở đây thì muôn hình muôn vẻ. Có thể là gọi người khác nữa, gửi mail lại… nhưng đa phần là sẽ yêu câu gọi điện thoại lại. Như vậy là chúng ta đã kết thúc việc 電話応対 đối với công ty khách hàng. Ngoài ra chúng ta còn phải 電話応対 ở trong nội bộ công ty nữa. Nghe và trả lời điện thoại trong nội bộ công ty Các công ty luôn cài đặt hệ thống điện thoại sao cho khi chuông reo. Nhìn vào điện thoại sẽ rõ là 内線（ないせん）nội bộ hay là 外線（がいせん）cuộc gọi từ khách hàng. Đối với cuộc gọi trong nội bộ thì cách chúng ta dùng từ cũng khác đi 言葉遣い（ことばづかい） Bươc 1 Nhấc máy Khi nhấc máy chúng ta sẽ nóiお疲れ様です。▽▽課の 〇〇です。Xin chào!Tôi là 〇〇 của phòng ▽▽ Bước 2 Nghe đối phương nói tên và bộ phận Đối phương cúng sẽ nói お疲れ様です。◆◆課の ★★です。 Xin chào!Tôi là ★★ của phòng ◆◆ . Bước 3 Xác nhận đối phương ★★ さん、お疲れ様です。Xin chào anh ★★ . Bước 4 Nghe yêu cầu của đối phương AA課長、いらっしゃいますか。Có trường phòng AA ở đó không? Bước 5 Xác nhận yêu cẩu của đối phương AA 課長ですね。少々お待ちください。Trường phòng AA ạ. Anh đợi một chút nhé. Lưu ý ở đây là Chúng ta nói rõ chức vụ của anh AA nhé. Khác với khi nói với khách hàng. Chúng ta bỏ chức vụ của người trong công ty mình đi. Nhưng đây là người cùng công ty. Các bước tiếp theo chúng ta dùng giống với trường hợp công ty khách hàng. 4 Một số lưu ý đối với 電話応対 Lời nói không là không đủ Mặc dù chỉ là nói chuyện qua điện thoại, nhưng chỉ cần nghe giọng nói, âm thanh thôi thì cũng có thể cảm nhận được thái độ và biểu cảm của đối phương. Vì vậy ngoài cách dùng từ chuẩn thì chúng ta cũng phải ý thức về những biểu cảm hoặc là tư thế của mình. Tính xác thực của thông tin Mọi thông tin trong quá trình trao đổi điện thoại đều liên quan tới khách hàng nên rất quan trọng. Những lúc mà thấy còn nghi ngờ thì đừng ngại mà phải xác nhận ngay rồi ghi chép cẩn thận. 5 Kinh nghiệm của bản thân Hồi 研修 Ad được dạy và luyện tập trong thời gian kenshuu. Trong khoảng thời gian đó, mỗi ngày vào buổi sáng từng cặp phải luyện tập 電話応対 này. Sau đó có bài tập thực hành, mỗi nhân viên mới phải lên ngồi trong phòng Nhân sự để trực điện thoại trong vòng 1 buổi sáng. Nhiệm vụ là nhận những cuộc gọi trong nội bộ công ty. Đối với Ad thì việc này khá vất vả, vì người Nhật nói nhanh và tên người nghe xong cũng không thể ghi lại được ngay. Nên thường hỏi lại thêm 1 lần nữa. Sau này phân vào các bộ phận thì Ad ngồi tại chỗ chỉ có điện thoại nội bộ, thi thoảng cũng mới phải nghe thôi. Hiện tại đang làm ở công ty khách hàng nên không phải nghe điện thoại. Xin hết bài hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対. Hy vọng sẽ có giá trị tham khảo cho các bạn và hẹn gặp lại trong các bài chia sẻ tiếp theo. Comments comments Bạn co thể gộp nhật ký cuộc gọi của một liên hệ hoặc một số để các mục gọn gàng hơn và giao diện chính xác hơn hoặc xóa nhật ký cuộc gọi theo yêu cầu. Gộp Nhật ký cuộc gọi Vào . Chọn Theo liên lạc và thiết bị sẽ tự động gộp nhật ký cuộc gọi của cùng một số hoặc liên hệ. Xem cuộc gọi nhỡ Để hiển thị tất cả cuộc gọi nhỡ, mở Điện thoại, vuốt xuống trong danh sách nhật ký cuộc gọi và chạm vào tab Bị lỡ. Tất cả cuộc gọi nhỡ đều hiển thị bằng màu đỏ trong danh sách nhật ký cuộc gọi để giúp bạn nhanh chóng xác định cuộc gọi nhỡ trên màn hình Toàn bộ. Chạm vào bên cạnh nhật ký cuộc gọi để gọi lại hoặc gửi tin nhắn. Xóa nhật ký cuộc gọi Xóa nhật ký cuộc gọi bằng bất kỳ cách nào sau đây Trên màn hình Điện thoại, chạm và giữ một mục, sau đó chạm vào Xóa nhật ký cuộc gọi. Trên màn hình Điện thoại, vào , chọn các mục bạn muốn xóa, rồi chạm vào . Trên màn hình Điện thoại, vuốt sang trái trên mục bạn muốn xóa, rồi chạm vào . Cảm ơn bạn đã gửi ý kiến phản hồi. Điện thoại ngày nay đã trở thành một phương tiện liên lạc không thể thiếu trong đời sống hàng ngày. Trung tâm Nhật Ngữ SOFL xin chia sẽ với các bạn 22 câu giao tiếp thông dụng khi gọi điện thoại bằng tiếng Nhật. Hãy học và luyện tập sử dụng trong các tình huống cụ thể để nâng cao khả năng giao tiếp bằng tiếng Nhật của mình câu tiếng Nhật giao tiếp thông dụngNói chuyện qua điện thoại khó hơn nhiều so với việc nói chuyện trực tiếp và bạn luôn cảm thấy bối dối, lo lắng mỗi khi gọi điện thoại cho ai đó bằng tiếng Nhật. Vậy chuẩn bị trước cho một cuộc điện thoại là cách tốt nhất để bạn vượt qua nỗi lo sợ này. Hãy tạo lập một danh sách những từ vựng, cụm từ mà bạn cần để giao tiếp như Tên, tuổi, thời gian,..., hỏi người nghe nhắc lại hoặc nói một cách chậm dãi hơn khi bạn chưa rõ thông tin. Bên cạnh đó hãy tham khảo thêm 22 mẫu câu tiếng Nhật giao tiếp bằng điện thoại thông dụng nhất dưới đây câu tiếng Nhật giao tiếp bằng điện thoại thông dụng 1. Alô, tôi tên là Khanh => Moshi moshi, Khanh to moushimasu 2. Chị Tanaka có ở đó không ạ => Tanakasan wa irasshai masuka 3. Tôi không nghe rõ. Chị có thể nói to hơn 1 chút được không ạ ?=> Yoku kikoemasen kara, mou sukoshi ooki koe de hanashite itadakemasen ka 4. Cho tôi xin số điện thoại của trung tâm dạy tiếng Nhật=> Nihongo centaa no denwabangou wo onegaishimasu 5. Tôi không biết số điện thoại của trung tâm đó=> Sono centaa no bangou ga wakarimasen 6. Vậy thì anh phải tra danh bạ điện thoại=> Denwachou wo hikanakutewa ikemasen 7. Mã vùng là bao nhiêu nhĩ=> Shigaikyokuban wa nanban desu ka 8. Nếu ở trong thành phố thì hông cần mã vùng=>Shinaitsuuwa nara, shigai kyokuban wa irimasen 9. Chuông điện thoại reo nhưng không ai bắt máy=> Yobidashioto ga narimasu ga, dare mo deteimasen 10. Alô, cho tôi gặp chị Khanh=> Moshi moshi, Khanh san wo onegaishimasu 11. Xin vui lòng chờ 1 chút=> Shoushou omachi kudasai 12. Xin lỗi, cô ấy hiện giờ không có ở đây=> Sumimasen ga, ima, dekakute imasu 13. Khi nào chị ấy về=> Kare wa itsu okaeri ni narimasu ka 14. Tôi cũng không rõ=> Moushi wake gozaimasen ga, wakarimasen 15. Ông có gửi lời nhắn lại không ạ ?=> Nani ka tsutaemashou ka 16. Vâng, có=> Ee, onegaishimasu 17. Làm ơn nhắn với anh ấy là hãy gọi lại cho tôi gấp nhé=> Kare ga modorare mashitara, watashi ni sugu denwa suru to otsutae kudasai 18. Số điện thoại của tôi là.....=> Denwa bangou wa......19. Máy bận=> Hanashi chuu desu 20. Đường truyền có nhiều tạp âm quá=> Zatsuon ga yoku hairimasu 21. Nhầm số=> Denwa bangou wo machigae mashite22. Gọi lại thử xem sao=> Mata kakenaoshimashou Thông tin thuật ngữ gọi lại tiếng Nhật Bạn đang chọn từ điển Việt Nhật, hãy nhập từ khóa để tra. Định nghĩa - Khái niệm gọi lại tiếng Nhật? Dưới đây là khái niệm, định nghĩa và giải thích cách dùng từ gọi lại trong tiếng Nhật. Sau khi đọc xong nội dung này chắc chắn bạn sẽ biết từ gọi lại tiếng Nhật nghĩa là gì. * v - かけなおす - 「かけ直す」 - よびもどす - 「呼び戻す」Ví dụ cách sử dụng từ "gọi lại" trong tiếng Nhật- có thời gian để gọi lại電話をかけ直す暇がある- hãy nói lại với cô ấy là có điện thoại của Kenji Maeda và tôi sẽ gọi lại cho cô ấy sau前田ケンジから電話があって、こちらから後ほどかけ直すと彼女にお伝えください- làm ơn hãy nói lại với ông ấy tôi sẽ gọi lại sau một tiếng nữa1時間ほどしたらまたかけ直すとお伝えください Tóm lại nội dung ý nghĩa của gọi lại trong tiếng Nhật * v - かけなおす - 「かけ直す」 - よびもどす - 「呼び戻す」Ví dụ cách sử dụng từ "gọi lại" trong tiếng Nhật- có thời gian để gọi lại電話をかけ直す暇がある, - hãy nói lại với cô ấy là có điện thoại của Kenji Maeda và tôi sẽ gọi lại cho cô ấy sau前田ケンジから電話があって、こちらから後ほどかけ直すと彼女にお伝えください, - làm ơn hãy nói lại với ông ấy tôi sẽ gọi lại sau một tiếng nữa1時間ほどしたらまたかけ直すとお伝えください, Đây là cách dùng gọi lại tiếng Nhật. Đây là một thuật ngữ Tiếng Nhật chuyên ngành được cập nhập mới nhất năm 2023. Cùng học tiếng Nhật Hôm nay bạn đã học được thuật ngữ gọi lại trong tiếng Nhật là gì? với Từ Điển Số rồi phải không? Hãy truy cập để tra cứu thông tin các thuật ngữ chuyên ngành tiếng Anh, Trung, Nhật, Hàn...liên tục được cập nhập. Từ Điển Số là một website giải thích ý nghĩa từ điển chuyên ngành thường dùng cho các ngôn ngữ chính trên thế giới. Thuật ngữ liên quan tới gọi lại đánh rắm tiếng Nhật là gì? gian kế tiếng Nhật là gì? giáp bên tiếng Nhật là gì? bộ đội đóng quân tiếng Nhật là gì? đèn chùm tiếng Nhật là gì? bề dọc tiếng Nhật là gì? tình thế tiến thoái lưỡng nan tiếng Nhật là gì? đống lộn xộn tiếng Nhật là gì? khoảng đáng tin cậy tiếng Nhật là gì? cổng vòm tiếng Nhật là gì? công ty chi nhánh tiếng Nhật là gì? nghén tiếng Nhật là gì? tấm chia đường ô tô và đường cho người đi bộ tiếng Nhật là gì? sự tìm kiếm địa điểm để quay phim tiếng Nhật là gì? theo đạo tiếng Nhật là gì? Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 khi làm việc trong công ty Nhật. Bài viết trong chuyên mục Làm việc trong công ty Nhật. Chia sẻ những trải nghiệm của Ad khi làm việc trong công ty dung chính Show 1 電話応対 là gì?2 Chuẩn bị cho Chuẩn bị giấy ghi Xem qua tên danh sách công ty khách Xác nhận lại tình trạng nhân sự của bộ phận ngày hôm đó3 Nghe và trả lời điện thoại Nghe và trả lời điện thoại với công ty khách Nghe và trả lời điện thoại trong nội bộ công ty4 Một số lưu ý đối với Lời nói không là không đủ5 Kinh nghiệm của bản thân Bài viết này Ad sử dụng tài liệu tham khảo là cuốn hướng dẫn 電話応対 của công ty Ad. Bài này xin chia sẻ về việc nghe và trả lời điện thoại trong công ty Nhật 電話応対（でんわおうたい）. Với nhân viên mới, trong thời gian đào tạo 新人研修 và trong thời gian làm việc năm thứ nhất. Một trong những công việc chủ yếu là trả lời điện thoại từ khách hàng. Trả lời ở đây là nghe xem khách hàng muốn gặp ai trong công ty mình, rồi nối máy với người đó. Hoặc là người cùng công ty nhưng khác bộ công ty Nhật phân cấp bậc khá rõ ràng. Những người có địa vị cao hoặc những người lâu năm sẽ ưu tiên không phải nghe điện thoại. Vì mỗi lần nghe điện thoại dễ mất tập trung trong công việc. Việc nghe điện thoại chủ yếu là nhân viên mới và các nhân viên năm 2, năm 3. Bài này Ad sẽ chia sẻ về việc 電話応対 này. Có mẫu hết, cứ thế mà ráp theo thôi. Nói chúng là nói chuyện với khách hàng nên cần phải dùng kính ngữ và khiêm nhường ngữ. Ngoài ra cũng phải chú ý chuẩn bị trước khi nghe điện thoại. Điện thoại reo mấy chuông thì nhấc…1 電話応対 là gì?Dịch là cách nghe và trả lời điện thoại với khách hàng. Là khi khách hàng gọi tới công ty, chúng ta nghe và đối thoại, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên công việc chủ yếu sẽ là Nghe xem khách hàng là ai và khách hàng muốn gặp ai trong công ty. Rồi nối máy với người trong công ty mà khách hàng muốn có nhiều tình huống phải đối ứng, ví dụ như khách hàng muốn gặp anh A ở công ty mà anh ấy lại đang họp. Không có mặt tại chỗ làm thì phải trả lời thế nào? Nếu anh A nghỉ thì phải trả lời khách hàng như thế nào? Nếu anh A chỉ đơn giản là đi vệ sinh, đi ra ngoài 1 lát thôi thì phải trả lời như thế nào?… Chúng ta phải tìm hiểu các trường hợp đó cũng là 1 phần trong ビジネスマナー. Có khuôn mẫu, khó nhưng chuẩn bị tốt thì cũng khó nhất của việc 電話応対 là 言葉遣い（ことばづかい）- cách sử dụng từ ngữ vì phải nói chuyên với khách ý thêm là chúng ta không phải nghe điện thoại gọi tới cho khắp công ty. Mà mỗi công ty sẽ có các bộ phận các phòng ban khác nhau. Hầu như chúng ta chỉ cần nhận những cuộc điện thoại tới từ các phòng ban của mình thôi. Như vậy là thu hẹp được phạm vi rất Chuẩn bị cho Chuẩn bị giấy ghi chépKhi nghe điện thoại, chúng ta sẽ phải nghe tên của công ty và tên của khách hàng. Để không bị quên chúng ta phải ghi những thông tin đó vào. Ở trong các công ty Nhật có sẵn các giấy メモ chuyên dùng cho 電話応対 này. Ngoài ra còn phải ghi tên của người của công ty mình nữa. Để nếu họ không có tại chỗ chúng ta để lại tờ giấy này, báo cho họ biết là có khách A hàng từ công ty AAA đã gọi. Vì vậy mà trên bàn làm việc của nhân viên mới thường có bút và giấy メモ メモ dùng trong nghe và trả lời điện thoạiVới người nước ngoài như Ad thì việc ghi chép càng phải cẩn thận hơn. Vì tên công ty và tên của khách hàng nó cũng giống như là từ mới vậy. Nghe 1 chút là quên ngay. Nói chuyện với khách hàng cũng căng thẳng nên dễ quên nữa. Công ty Ad phát cho mỗi nhân viên mới 1 cái memo. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 Xem qua tên danh sách công ty khách hàngMỗi công ty đều có một danh sách các khách hàng thường xuyên. Rất nhiều tên các công ty lấy theo tiếng anh và được viết bằng カタカナ. Khó đọc và khó nhớ, kể cả là người Nhật. Nên việc chuẩn bị tiếp theo là nhớ hoặc đọc qua tên các công ty khách hàng. Để khi họ gọi tới chúng ta dễ nghe hiểu hơn. Đây là điều rất quan trọng. Vì nếu nghe 2-3 lần mới viết được tên của họ thì rất là thất nữa khi họ nói tên công ty và tên của họ xong. Chúng ta phải 復唱（ふくしょう）đọc lại tên công ty và tên của họ. Nếu mà đọc sai thì lại là thất lễ senpai của công ty Ad có cả 1 bảng exel để tổng hợp tên các công ty và tên các khách hàng. Không quên ghi chú thêm đặc điểm của những khách hàng đó. Khó tính hay dễ tính… để cho nhân viên mới tham khảo chuẩn bị. Dễ tới cả trăm công ty. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 Xác nhận lại tình trạng nhân sự của bộ phận ngày hôm đóNhư đã nói ở trên, chúng ta nghe và trả lời điện thoại cho một phòng ban hoặc là một bộ phận thôi. Chứ không ai rảnh nghe hết được cả công ty. Vì khách hàng muốn gặp những người trong bộ phận của mình. Nên chúng ta cần kiểm tra xem ngày hôm đó ai nghỉ ốm, ai đi làm, ai đi công tác… tóm lại là cần phải xác nhận lại tình trạng nhân sự của bộ phận mình phụ trách nghe điện thoại. Để khách hỏi tới ai chúng ta có thể trả lời hoặc biết được luôn người đó đang ở gian kiểm tra thường là lúc bắt đầu ngày làm việc mới. Công ty thường có các bảng thông báo, ai ra ngoài công tác sẽ ghi ở đó. Ngoài ra còn có các hệ thống thông tin của công ty. Vào đó có thể biết được lịch trình của nhân viên trong 1 Ad thì mỗi ngày tới công ty cũng phải ra bảng check xem có ai đi đâu không. Việc chuẩn bị này làm thì tốt không làm cũng không sao. Khách hàng gọi tới mình xác nhận sau cũng Nghe và trả lời điện thoại Nghe và trả lời điện thoại với công ty khách hàngBước 1 Nhấc máy chào khách hàngViệc nhấc máy chào khách hàng, nói gì thì phụ thuộc vào chúng ta có nhấc máy luôn hay không. Nhấc máy chuẩn là nhấc máy trong vòng 2 tiếng Nhấc máy dưới 2 tiếng chuôngKhi nghe tiếng chuông reo. Thông thường chúng ta phải nhấc máy càng sớm càng tốt. Nếu chuông reo dưới 2 tiếng mà chúng ta nhấc máy２コール以内）Chúng ta お電話 ありがとうございました。▽▽株式会社です。 ▽▽ là tên công tyCảm ơn quý khách đã gọi ty ▽▽ xin Nhấc máy sau 3 tiếng chuôngNếu chuông reo hơn 3 tiếng mà chúng ta mới bắt máy thì chúng ta phải nóiChúng taお待たせいたしました。 ▽▽株式会社です。 Xin lỗi đã để quý khách phải chờ lâu. Công ty ▽▽ xin nghe. Bước 2 Nghe khách hàng nói tên công ty và tên khách hàngTiếp theo khách hàng sẽ nói tên công ty và tên của mìnhKhách hàng私、◆◆会社の 〇〇と申します。いつも お世話になっております。Tôi là 〇〇 từ công ty ◆◆ .Cảm ơn vì luôn đỗi đãi tốt với chúng tôi!Lưu ý Vừa nghe khách hàng nói chúng ta vừa phải ghi lại tên công ty và tên khách hàng vào メモ nhé!Nếu khách hàng nói xong mà mình không nghe rõ được tên công ty hoặc tên của họ thì mình phải hỏi もう一度 ご会社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか。Xin lỗi quý khách, tôi có thể hỏi lại một lần nữa tên của công ty và tên của quý khách được không ạ?Bước 3 Xác nhận lại tên công ty và tên của khách hàngKhách hàng nói tên công ty và tên khách hàng xong thì chúng ta phải xác nhận lại. Ở Nhật làm gì cũng phải 確認 lại cho ta ◆◆会社の 〇〇 様でいらっしゃいますね。 いつも お世話になっております。Xin chào 〇〇 từ quý công ty ◆◆ ạ. Cảm ơn vì luôn đỗi đãi tốt với chúng tôi! Bước 4 Nghe xem yêu cầu của khách hàng muốn gặp aiXác nhận xong thông tin của khách hàng thì khách hàng sẽ nói yêu cầu của mình làm muốn gặp aiKhách hàng★★部の＊＊様でいらっしゃいますか。Xin hỏi có ngài ＊＊ của bộ phận ★★ không ạ?Bước 5 Xác nhận lại yêu cầu của khách hàngNghe xong yêu cầu của khách hàng thì chúng ta phải xác nhận lại＊＊ でございますね。少々お待ちくださいませ。Nhân viên ＊＊phải không ạ! Quý khách vui lòng đợi 1 chút ạ!Lưu ý Khi nói tên người của công ty mình, chúng ta sẽ không nói chức danh, không nói さん mà chỉ nói mỗi tên của nhân viên công ty mình thôi. Ví dụ như さとうでございますね。Đây là khiêm nhường ngữ. Ở đây nếu công ty có nhiều người có cùng tên trong 1 bộ phận, thì chúng ta phải xác nhận lại bằng cách hỏi cả tên của người đó, hỏi dự án người đó đang làm, là nam giới hay nữa giới… Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 Bước 6 Liên hệ với nhân viên của công ty mìnhTới đây việc chúng ta sẽ bấm nút 保留（ほりゅう）bảo lưu cuộc gọi của khách hàng. Rồi liên hệ với nhân viên trong bộ phần mà khách hàng muốn gặp. Việc liên hệ có thể tiến hành bằng việc gọi điện nội bộ, hoặc gặp trực tiếp.＊＊ さん、 ◆◆会社の 〇〇 様 からお電話です。Anh/chị ＊＊ Có cuộc gọi từ khách hàng 〇〇 của công ty ◆◆ .Đến đây thì nhiệm vụ 電話応対 của chúng ta đã nhiên rắc rối xảy ra đó là khi nhân viên của công ty mình không có mặt thì chúng ta lại phải liên hệ với khách hàng 1 lần 7 Liên hệ lại với khách hàng nếu người khách hàng cần gặp không có mặtCó rất nhiều lý do cho việc nhân viên mà khách hàng cần gặp không có mặt. Như là người đó đi toilet, đang họp, đang đi ra ngoài, đi gặp khách hàng khác, đang nói chuyện điện thoại khác…Với các lý do khác nhau thì chúng ta phải lưu ý truyền đạt lại với khách hàng những cách khác nhauKhi nối máy trở lại nói với khách hàng chúng ta phải nóiお待たせいたしました。Xin lỗi đã để quý khách đợi Người cần gặp tham gia họp tới 14h14hまで会議中）あいにく ＊＊は 席をはずして おります。午後2時に 席に 戻る予定ですが、いかがいたしましょうか。Rất tiếc là anh ** hiện tại đang vắng dự kiến thì anh ** sẽ có trở lại lúc 2h chiều nay, quý khách có nguyện vọng gì ạ?あいにく：đáng tiếc, thật tiếc席をはずす：vắng mặt, nghĩa đen là rời khỏi cái lại cái ghế, có mặt trở lại. いかがいたしましょうか ＝ どうしますか = muốn gì?Khi người của công ty tham gia họp, chúng ta sẽ không nói chi tiết là đang làm gì với khách hàng. Chỉ cần nói là đang không có mặt và sẽ trở lại lúc mấy giờ Người cần gặp đang nói chuyện điện thoại申し訳ございません。ただいま ＊＊は他の電話に出ております。電話が長引きそうですので、終わりましたら、こちらから お電話させていただきましょうか。Xin lỗi quý khách. Hiện tại anh ** đang nói chuyện điện vẻ sẽ tốn thời gian nên khi điện thoại kết thúc, chúng tôi xin phép gọi điện lại cho quý khách có được không ạ?Khi người cần gặp đang nói chuyện điện thoại, tốt nhất là không nên để khách hàng chờ. Nên nói luôn là sẽ mất thời gian đó, khách hàng muốn thế nào? Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 c Người cần gặp nghỉ hôm đóあいにく＊＊は、本日、休みを取っております。明日、出社予定でございますが。いかがいたしましょうか。Rất tiếc là Anh ** hôm nay nghỉ mai sẽ đi làm khách có nguyện vọng gì ạ?Người công ty mình nghỉ thì mình cứ nói nghỉ. Và truyền đạt lại là khi nào anh ấy sẽ đi làm lại, chứ không được nói là nghỉ Người cần gặp đi công tácあいにく ＊＊は、本日は 出張して おります。明日には 戻りますが いかがいたしましょうか。Rất tiếc là anh ** hôm nay đang đi công mai anh ấy sẽ trở lại, quý khách có nguyện vọng gì ạ?Cũng như lúc nhân viên mình nghỉ, chúng ta cần truyền đạt lý do và không quên nói cho khách hàng biết khi nào sẽ có Người cần gặp đi muộnTrong trường hơp người của công ty mình đi muộn thì cũng không có được nói là đi muộn. Mà nói giống trường hợp người cần gặp đi họp – tức là không có mặt là được. あいにく ＊＊は 席をはずして おります。午後2時に 席に 戻る予定ですが、いかがいたしましょうか。 Rất tiếc là anh ** hiện tại đang vắng dự kiến thì anh ** sẽ có trở lại lúc 2h chiều nay, quý khách có nguyện vọng gì ạ? Khi một người đi muộn họ sẽ liên lạc với bộ phận và nói là muộn bao nhiêu phút, Chúng ta dựa vào đó để nói với khách Người cần gặp đi ra ngoài và về luôn, không quay lại công ty nữaあいにく＊＊は、本日は終日外出で、戻る予定はございません。明日は通常通り出社する予定ですが いかがいたしましょうか。Rất tiếc là anh ** sẽ ra ngoài tới cuối ngày và không có kế hoạch quay lại công mai anh ấy lại đi làm như bình thường, nguyện vọng của quý khách là gì ạ?Bên trên 6 case study cho việc truyền đạt tới khách hàng tình trạng vắng mặt của người trong công ty mình. Thực tế sẽ có nhiều hơn. Sau khi truyền đạt xong chúng ta sẽ xem khách hàng muốn ra ở bước 7 này. Sau mỗi lần giải thích lý do và truyền đạt lịch trình của nhân viên vắng mặt. Chúng ta dùng いかがいたしましょうか . Nghĩa là nguyện vọng của quý khách là gì tiếp theo? Tuy nhiên nhiều trường hợp chúng ta sẽ là người phải chủ động nói戻りましたら、お電話を差し上げるようにいたしましょうか。Khi anh ** trở về, phía chúng tôi sẽ gọi lại có được không ạ?Nghĩa là chúng ta không đợi khách hàng phải nói Ờ, bao giờ anh ấy về thì nhờ bảo cho anh ấy gọi điện cho chúng tôi. Mà chúng ta thể hiện sự tích cực bằng việc chủ động nói luôn. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 Bước 8 Nghe yêu cầu của khách hàng sau khi truyền đạt về sự vắng mặt của người muốn gặpYêu cầu của khách hàng thì cũng đa dạng. Nếu mà không quá quan trọng thì họ sẽ bảo không sao. Họ sẽ gọi lại sau, thì chúng ta chỉ cần nóiかしこまりました。失礼いたします。Tôi hiểu xin đợi cho khách hàng cúp máy. Nhớ là không được cúp máy trước khách hàng – đó là điều thất lễ. Và cũng không phải là đặt ống nghe xuống trước, mà là lấy tay ấn vào chỗ đặt ống nghe rồi mới đặt ống nghe ra còn có các tình huống kháca Khách hàng muốn công ty gọi điện lạiĐa phần trường hợp vắng mặt thì khách hàng muốn được người vắng mặt gọi điện lại sau khi quay trở lại. Lúc này chúng ta phải xin số điện thoại của khách hàngChúng taかしこまりました。恐れ入りますが、念のため、お電話番号をお願いいたします。Tôi hiểu lỗi nhưng để chắc chắn, xin quý khách cho tôi biết số điện thoại đây dùng 恐れ入りますが、念のため có nghĩa có thể anh ** vắng mặt kia đã có số điện thoại của khách hàng trường hợp tới đây khách hàng sẽ bảo là Anh ** đã biết số điện thoại của tôi rồi. Chỉ cần bảo anh ấy gọi điện cho tôi thôi. Thì chúng ta chỉ cần ghì vào nội dung giấy めも mà chúng ta đã chuẩn bị ghi tên công ty, tên khách hàng, giờ gọi điện và nguyện vọng của khách hàng là muốn điện thoại lại. Đưa cho nhân viên ** là nếu khách hàng đọc số điện thoại cho chúng ta thì chúng ta phải ghi vào メモ và lại phải 復唱（ふくしょう）xác nhận lạiChúng ta復唱いたします。ｘｘｘ－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ、▽▽会社の〇〇様でいらっしいますね。Tôi xin xác nhận lại Số điện thoại xxx-xxxx-xxxx của quý khách 〇〇 từ công ty ▽▽ đúng không đây chúng ta phải nói cả tên mình ra nữa. Để làm gì? Để cho khách hàng biết là nói chuyện với ai, trong trường hợp mà mình quên thì khách hàng còn biết đứa mà đổ thừa chứ, ta確かに 申し伝えます。私ｙｙと 申します。Tôi xin được nói tên tôi là kết thúc bằng 失礼いたします。Xong đợi khách hàng tắt máy rồi chúng ta mới tắt vậy là tới đây là việc nghe và trả lời điện thoại của chúng ta kết ta chỉ cần chuyển cái メモ -giấy ghi chú có ghi thông tin về khách hàng và nguyện vọng của khách hàng, mang ra bàn làm việc của nhân viên vắng mặt để ở đó là xong. Hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対 b Khách hàng muốn các yêu cầu khácCác yêu cầu ở đây thì muôn hình muôn vẻ. Có thể là gọi người khác nữa, gửi mail lại… nhưng đa phần là sẽ yêu câu gọi điện thoại lại. Như vậy là chúng ta đã kết thúc việc 電話応対 đối với công ty khách hàng. Ngoài ra chúng ta còn phải 電話応対 ở trong nội bộ công ty Nghe và trả lời điện thoại trong nội bộ công tyCác công ty luôn cài đặt hệ thống điện thoại sao cho khi chuông reo. Nhìn vào điện thoại sẽ rõ là 内線（ないせん）nội bộ hay là 外線（がいせん）cuộc gọi từ khách với cuộc gọi trong nội bộ thì cách chúng ta dùng từ cũng khác đi 言葉遣い（ことばづかい）Bươc 1 Nhấc máyKhi nhấc máy chúng ta sẽ nóiお疲れ様です。▽▽課の 〇〇です。Xin chào!Tôi là 〇〇 của phòng ▽▽Bước 2 Nghe đối phương nói tên và bộ phậnĐối phương cúng sẽ nói お疲れ様です。◆◆課の ★★です。 Xin chào!Tôi là ★★ của phòng ◆◆ .Bước 3 Xác nhận đối phương ★★ さん、お疲れ様です。Xin chào anh ★★ .Bước 4 Nghe yêu cầu của đối phươngAA課長、いらっしゃいますか。Có trường phòng AA ở đó không?Bước 5 Xác nhận yêu cẩu của đối phươngAA 課長ですね。少々お待ちください。Trường phòng AA ạ. Anh đợi một chút ý ở đây là Chúng ta nói rõ chức vụ của anh AA nhé. Khác với khi nói với khách hàng. Chúng ta bỏ chức vụ của người trong công ty mình đi. Nhưng đây là người cùng công bước tiếp theo chúng ta dùng giống với trường hợp công ty khách Một số lưu ý đối với Lời nói không là không đủMặc dù chỉ là nói chuyện qua điện thoại, nhưng chỉ cần nghe giọng nói, âm thanh thôi thì cũng có thể cảm nhận được thái độ và biểu cảm của đối phương. Vì vậy ngoài cách dùng từ chuẩn thì chúng ta cũng phải ý thức về những biểu cảm hoặc là tư thế của Tính xác thực của thông tinMọi thông tin trong quá trình trao đổi điện thoại đều liên quan tới khách hàng nên rất quan trọng. Những lúc mà thấy còn nghi ngờ thì đừng ngại mà phải xác nhận ngay rồi ghi chép cẩn Kinh nghiệm của bản thânHồi 研修 Ad được dạy và luyện tập trong thời gian kenshuu. Trong khoảng thời gian đó, mỗi ngày vào buổi sáng từng cặp phải luyện tập 電話応対 đó có bài tập thực hành, mỗi nhân viên mới phải lên ngồi trong phòng Nhân sự để trực điện thoại trong vòng 1 buổi sáng. Nhiệm vụ là nhận những cuộc gọi trong nội bộ công ty. Đối với Ad thì việc này khá vất vả, vì người Nhật nói nhanh và tên người nghe xong cũng không thể ghi lại được ngay. Nên thường hỏi lại thêm 1 lần này phân vào các bộ phận thì Ad ngồi tại chỗ chỉ có điện thoại nội bộ, thi thoảng cũng mới phải nghe thôi. Hiện tại đang làm ở công ty khách hàng nên không phải nghe điện hết bài hướng dẫn trả lời điện thoại 電話応対. Hy vọng sẽ có giá trị tham khảo cho các bạn và hẹn gặp lại trong các bài chia sẻ tiếp comments

gọi lại khi có cuộc gọi nhỡ bằng tiếng nhật